OPĆI UVJETI ZA PRUŽANJE USLUGE RAČUNOVODSTVENOG SERVISA
Članak 1.
Područje primjene Općih uvjeta
1.1. Opći uvjeti za pružanje usluge računovodstvenog servisa (u daljnjem tekstu: Opći uvjeti) primjenjuju se na poslovni odnos između pružatelja usluga računovodstvenog servisa OPERA (u daljnjem tekstu: pružatelj usluga) i pravnih i fizičkih osoba kojima pružatelj usluga na temelju sklopljenog ugovora pruža usluge računovodstvenog servisa (u daljnjem tekstu: klijent).
1.2. Potpisivanjem ugovora, klijent prihvaća uvjete korištenja usluge računovodstvenog servisa utvrđene ovim Općim uvjetima.
1.3. U smislu ovih Općih uvjeta usluge računovodstvenog servisa, između ostalog, obuhvaćaju: prikupljanje i obradu podataka na temelju knjigovodstvenih isprava, pripremu i vođenje poslovnih knjiga, pripremu i sastavljanje godišnjih financijskih izvještaja, prikupljanje i obradu podataka u vezi s pripremom i sastavljanjem godišnjeg izvješća te financijskih podataka za statističke, porezne i druge potrebe.
1.4. Opći uvjeti dopunjuju posebne pogodbe utvrđene ugovorom između pružatelja usluga i klijenta. Ovi Opći uvjeti vrijede za sve kasnije dodatke ugovora, dopune i priloge koji se nadovezuju na ugovor.
1.5. U slučaju neslaganja Općih uvjeta i posebnih pogodbi obvezujuće su posebne pogodbe. Opći uvjeti primjenjuju se prije dispozitivnih zakonskih odredbi kojima se uređuju obvezni odnosi.
1.6. Opći uvjeti, zajedno s njegovim prilozima, izmjenama i dopunama sastavni su dio ugovora o pružanju usluge računovodstvenog servisa kojim su uređeni međusobni odnosi klijenta i pružatelja usluga, na Internet stranicama pružatelja usluga.
Članak 2.
Usluge koje pruža pružatelj usluga
2.1. pružatelj usluga pruža računovodstvene usluge poduzetnicima, obrtnicima, neprofitnim organizacijama, fizičkim osobama i ostalim subjektima u skladu sa zakonima i podzakonskim aktima koji uređuju njihovo poslovanje i vođenje računovodstva.
2.2. Usluge koje računovodstveni servis pruža su: prihvat i razvrstavanje knjigovodstvenih isprava, kontiranje, knjiženje, obračuni, sastavljanje financijskih, statističkih i poreznih izvještaja, izvještavanje nadležnih tijela u ime klijenta i za račun klijenta, čuvanje podataka, te ostale usluge vezane za pružanje usluge računovodstvenog servisa.
2.3. Računovodstveni servis nije ovlašten za davanje poreznih mišljenja i ova vrsta usluge ne može biti predmetom ugovaranja.
Konzultacije koje računovodstveni servis daje klijentu, a koje neće biti naplaćene povrh naknade iz ugovora o pružanju računovodstvenih usluga, odnose se isključivo na pojašnjavanje pitanja koja su direktno vezana za usluge pružatelja usluga.
Članak 3.
Radnje prije sklapanja ugovora
3.1. Prije sklapanja ugovora klijent popunjava obrasce „Upitnik o poslovanju klijenta“ i „Zahtjev za pružanje usluge računovodstvenog servisa pružatelja usluga“. Navedeni obrasci predstavljaju priloge ugovoru u kojima su dani osnovni podaci o poslovanju i popis usluga koje se traže od pružatelja usluga računovodstvenog servisa. Predaja i preuzimanje dokumentacije i informacija vrši se na način i u rokovima određenim ugovorom i ovim Općim uvjetima. Pored dokumentacije klijent pružatelju usluga predaje i popis osoba ovlaštenih za predaju i preuzimanje dokumentacije.
3.2. Podaci iz obrazaca iz prethodnog stavka služe za određivanje cijene pružanja usluge računovodstvenog servisa. Na ovaj način utvrđena cijena podložna je izmjeni čim se utvrdi da podaci koje je klijent dao nisu točni ili je opseg poslovanja povećan, čime je uvjetovano i povećanje opsega računovodstvenih poslova. Ako se steknu opisane okolnosti, klijenta se prethodno o tome obavještava i traži se njegova suglasnost za izmjenu ugovorene cijene, kao uvjet za nastavljanje ugovornog odnosa.
3.3. Ugovorni odnos između pružatelja usluga i klijenta uređuje se ovisno o modelu ili modelima koje je klijent odabrao za predaju i preuzimanje dokumentacije i informacija, navedenim u člancima 10. i 11. ovih Općih uvjeta,
3.4. Klijent je obvezan nakon ugovaranja, a prije početka pružanja usluge predati pružatelju usluga svu potrebnu dokumentaciju.
Članak 4.
Provođenje postupka propisanog Zakonom o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma
Postupak uključuje slijedeće:
4.1. Pri ugovaranju usluge računovodstvenog servisa pružatelj usluga provodi analizu klijenta kojom procjenjuje rizik od zlouporabe pranja novca i financiranja terorizma, te pribavlja potrebne podatke i dokumente.
4.2. Pri ugovaranju usluge računovodstvenog servisa, a radi obavljanja poslova dubinske analize klijenta, pružatelj usluga će od klijenta zatražiti da na obrascu „Izjava o stvarnom vlasniku“ popuni podatak o stvarnom vlasniku klijenta. Klijent potpisuje izjavu i pružatelj usluga je odlaže u njegov dosje.
4.3. Ako se ugovor sklapa s klijentom koji je pravna osoba sa sjedištem u inozemstvu ili predstavništvo strane pravne osobe u Republici Hrvatskoj, pružatelj usluga provodi dubinsku analizu klijenta (podaci o nazivu, adresi, sjedištu, zakonskom zastupniku, stvarnom vlasniku). Ta analiza provodi se jedanput godišnje.
4.4. Postupci propisani podtočkama 1. do 3. ovog članka primijenit će se i na klijente s kojima su ugovori o pružanju usluge računovodstvenog servisa već sklopljeni.
Članak 5.
Sklapanje ugovora
5.1. Ugovor o pružanju usluge računovodstvenog servisa sklapa se na neodređeno vrijeme.
5.2. Prava i obveze iz ugovornog odnosa između pružatelja usluga i klijenta započinju danom naznačenim u članku 2. Ugovora o pružanju usluge računovodstvenog servisa.
5.3. Zahtjev prihvaćen od strane pružatelja usluga zajedno s ovim Općim uvjetima i prilozima Općih uvjeta za pružanje usluge računovodstvenog servisa čini sastavni dio ugovora o pružanju usluge računovodstvenog servisa. Pružatelj usluga je obvezan klijentu pri sklapanju ugovora uručiti Opće uvjete i priloge što klijent potvrđuje potpisom na ugovoru.
Članak 6.
Predaja i preuzimanje dokumentacije
6.1. Klijent predaje dokumentaciju potrebnu za obavljanje usluge računovodstvenog servisa na način i u rokovima određenim ugovorom i ovim Općim uvjetima.
6.2. Pod dokumentacijom se podrazumijevaju knjigovodstvene isprave, poslovne knjige, popis imovine i obveza, financijski izvještaji i druga dokumentacija koja je potrebna za obavljanje usluge računovodstvenog servisa odnosno koja nastane tijekom obavljanja usluge.
6.3. Dokumentacija koja se podnosi za potrebe izvještavanja putem „Izvješća o primicima, porezu na dohodak i prirezu te doprinosima za obvezna osiguranja“ (u daljnjem tekstu: JOPPD obrazac), zahtijeva dnevnu ažurnost, što znači da je klijent dužan pravodobno dostaviti obavijest o izvršenim isplatama na dan isplate odnosno najkasnije sljedeći dan, budući da su predviđene prekršajne kazne za subjekte koji JOPPD obrazac ne dostave u propisanim rokovima.
6.4. Klijent odgovara za istinitost i potpunost predane dokumentacije.
6.5. Pored dokumentacije klijent pružatelju usluga predaje i popis osoba ovlaštenih za njezinu predaju i preuzimanje.
6.6. Dokumentacija se predaje u radnom vremenu računovodstvenog servisa.
Članak 7.
Popis osoba ovlaštenih za predaju i preuzimanje dokumentacije
7.1. Popis osoba ovlaštenih za predaju i preuzimanje dokumentacije iz članka 6. ovih Općih uvjeta predaje se na za to predviđenom obrascu, a istinitost podataka svojim potpisom potvrđuje ovlaštena osoba klijenta.
Članak 8.
Dokumentacija koju klijent predaje i preuzima od računovodstvenog servisa tijekom poslovne godine, rokovi za predaju i obradu dokumentacije
8.1. Klijent je obvezan dokumentaciju koja nastane tijekom poslovne godine predati računovodstvenom servisu najkasnije u roku od 15 (petnaest) dana od njezinog nastanka. Ako se radi o ulaznoj dokumentaciji, taj rok se računa od idućeg radnog dana od kada je klijent primio dokumentaciju. Klijent je obvezan dokumentaciju predavati u rokovima i prema dinamici koja osigurava da se sva porezna i druga izvješća mogu pravovremeno izrađivati i dostavljati u nadležna tijela.
8.2. Pri predaji dokumentacije klijent je dužan ispuniti obrazac „Specifikacija predaje i preuzimanja dokumentacije“. Specifikacija sadržava podatke o predanoj dokumentaciji, datumu predaje i ovlaštenoj osobi. Specifikaciju, nakon provjere od strane radnika računovodstvenog servisa, potpisuju obje strane te svaka strana zadržava po jedan primjerak.
8.3. Računovodstveni servis će započeti obradu primljene dokumentacije u roku od 5 (pet) radnih dana, računajući od sljedećeg radnog dana od dana primitka.
8.4. pružatelj usluga se obvezuje izvještaje, popunjene formulare, naloge i ostalu izlaznu knjigovodstvenu dokumentaciju predati klijentu u dovoljnom broju primjeraka, pripremljenu za ovjeru i potpisivanje prije predaje ovlaštenim institucijama i drugim subjektima.
8.5. Tijekom preuzimanja dokumentacije i izvještaja od računovodstvenog servisa klijent će primiti ispunjeni obrazac „Specifikacija predaje i preuzimanja dokumentacije“ koji, nakon provjere od strane predstavnika klijenta, potpisuju obje strane te svaka strana zadržava po jedan primjerak.
Članak 9.
Dokumentacija koju računovodstveni servis predaje klijentu za proteklu godinu
9.1. Računovodstveni servis se obvezuje za proteklu poslovnu godinu predati klijentu obrađenu, uredno složenu, ispravnu, ažuriranu i potpunu knjigovodstvenu dokumentaciju.
9.2. Računovodstveni servis će dokumentaciju koju predaje klijentu popisati u „Zapisnik o predanoj dokumentaciji“. Zapisnik se sastavlja u dva primjerka koja, nakon provjere točnosti popisa dokumentacije, potpisuju ovlaštene osobe ugovornih strana te zadržavaju svaka po jedan primjerak.
Članak 10.
Modeli predaje i preuzimanja dokumentacije i informacija
10.1. Klijent predaje knjigovodstvene isprave i ostalu dokumentaciju te preuzima informacije i izvještaje direktno u računovodstvenom servisu koji za njega obavlja uslugu računovodstvenog servisa ili dostavom.
Članak 11.
Naknada i uvjeti plaćanja
11.1. Naknada za pružanje usluga računovodstvenog servisa, kao i sve druge naknade na koje pružatelj usluga ima pravo temeljem ugovora, utvrđene su kalkulacijom na bazi cjenika i radne upute o primjeni cjenika usluga pružatelja usluga, a koje su na snazi u vrijeme korištenja usluga. Pružatelj usluga je ovlašten mijenjati cjenik.
11.2. U slučaju da klijent zatraži pružanje usluge koja nije ugovorena, pružatelj usluga i klijent će naknadu za takvu uslugu posebno ugovoriti.
11.3. Iznos naknade određen pri sklapanju ugovora provjerava se mjesečno. Ako je odstupanje od iznosa ugovorene naknade plus ili minus 20% i više od prethodno ugovorene naknade, sklapa se dodatak ugovoru kojim se mjesečna naknada korigira za ukupno odstupanje u odnosu na ugovorenu naknadu.
11.4. pružatelj usluga ispostavlja klijentu mjesečne račune za obavljene usluge sukladno ugovoru, s rokom dospijeća navedenim na računu.
Račun se može ispostavljati u pisanom ili elektroničkom obliku. Klijent je obvezan platiti ukupan iznos neosporenih troškova i dugovanja nastalih za vrijeme trajanja ugovornog odnosa.
11.5. Ako primi opomenu od pružatelja usluga, odnosno poziv na ispunjenje obveze, klijent je dužan podmiriti dospjeli neosporeni iznos računa uroku od 15 (petnaest) dana od primitka obavijesti. Poziv na ispunjenje obveze uputit će na adresu klijenta iz ovog ugovora ili drugu adresu o kojoj je klijent obavijestio pružatelja usluga. Ako se poziv za ispunjenje obveze iz ugovora, upućen klijentu i predan pošti preporučenom pošiljkom uz potvrdu primitka vrati pružatelju usluga kao neuručen iz bilo kojeg razloga, naknadni rok za ispunjenje počinje teći od dana predaje tog pismena pošti.
11.6. Za kašnjenje klijenta u plaćanju dospjelih obveza pružatelj usluga ima pravo obračunati zakonsku zateznu kamatu.
11.7. Klijent je obvezan podmiriti račun do datuma dospijeća naznačenog na računu. pružatelj usluga može privremeno ograničiti odnosno obustaviti pružanje usluge ako klijent nije podmirio dospjelo dugovanje u roku od 15 (petnaest) dana od dana primitka opomene u pisanom ili elektroničkom obliku.
11.8. pružatelj usluga zadržava pravo naplate i kad računovodstveni servis zbog neodgovarajuće, neispravne ili nepotpune dokumentacije nije u mogućnosti pružiti uslugu u cijelosti.
Članak 12.
Arhiviranje dokumentacije
12.1. Računovodstveni servis arhivira dokumentaciju do isteka zakonskih rokova za predaju financijskih i poreznih izvještaja klijenta.
12.2. Protekom navedenih rokova, računovodstveni servis dokumentaciju za koju ocijeni da je više neće trebati u radu vraća klijentu, koji preuzima obvezu čuvanja do isteka propisanih rokova.
12.3. pružatelj usluga ne odgovara, niti je dužan čuvati klijentovu preuzetu dokumentaciju, poslovne knjige, pomoćne knjige, obračune i financijske izvještaje nakon proteka roka od tri mjeseca od dana raskida ugovora.
Članak 13.
Odgovornost
Pružatelj usluga osobito odgovara za:
- nepravilno kontiranje i knjiženje ispravne knjigovodstvene dokumentacije;
- neažurnost u računovodstvenoj obradi i kašnjenje u odnosu na propisane rokove, ako je klijent dostavio dokumentaciju pravodobno i u potrebnoj kvaliteti, te podmirio obveze iz ugovora;
- gubitak primljenih dokumenata;
- odavanje poslovne tajne u izvršavanju poslova iz ugovora.
Klijent osobito odgovara za:
- neistinitost dokumentacije;
- nedostatnost dokumentacije, odnosno ako dokumente o poslovnim promjenama ne preda na knjigovodstvenu obradu;
- iskazivanje netočnih podataka u inventuri;
- kašnjenje u predaji dokumentacije;
- nepredavanje dokumentacije;
- neovjerenu dokumentaciju od strane ovlaštene osobe;
- gubitak dokumentacije dok je kod klijenta;
- nepravodobno i nepotpuno dostavljanje dokumentacije za potrebe izrade i predaje „Izvješća o primicima, porezu na dohodak i prirezu te doprinosima za obvezna osiguranja“ (JOPPD obrazac);
- nepravodobno i nepotpuno dostavljanje dokumentacije za potrebe prijava/odjava preko servisa e-HZMO, eHZZO i e-Carina, ukoliko su ugovoreni.
Članak 14.
Isključenje odgovornosti
14.1. Pružatelj usluga ne odgovara za sadržaj knjigovodstvenih isprava koje se sastavljaju na mjestu i u vrijeme nastanka poslovnog događaja i koje moraju nedvojbeno i istinito sadržavati sve podatke o nastalom događaju. Pružatelj usluga preuzima odgovornost za one knjigovodstvene isprave koje nastaju u računovodstvenom servisu. Pružatelj usluga ne odgovara za bilo koju štetu koja može nastati klijentu ili bilo kojoj trećoj osobi zbog sadržaja knjigovodstvenih isprava koje se sastavljaju na mjestu i u vrijeme nastanka poslovnog događaja.
14.2. Obavijesti i druga pismena klijent pružatelju usluga mora dostavljati poštom ili neposrednom dostavom. Obavijesti i druga pismena koje pružatelj usluga šalje klijentima moraju biti u pisanom obliku i potpisani od strane ovlaštene osobe.
14.3. Pružatelj usluga ne odgovara za postupanje klijenta po obavijestima i drugim pismenima pružatelja usluga koji nisu u pisanom obliku i koji nisu potpisani od strane ovlaštene osobe.
14.4. Pružatelj usluga također neće biti odgovoran za eventualnu štetu ili izmaklu dobit klijenta koja nastane tijekom pružanja usluge, ako je ona nastala izvan okvira prikupljanja i obrade podataka na temelju knjigovodstvenih isprava, pripreme i vođenja poslovnih knjiga, pripreme i sastavljanja godišnjih financijskih izvještaja, prikupljanja i obrade podataka u vezi pripreme i sastavljanja godišnjih izvješća, te financijskih podataka za statističke, porezne i druge potrebe.
14.5. Klijent je obvezan odmah nakon saznanja javiti pružatelju usluga u pisanom obliku sve izmjene ili novonastale okolnosti koje mogu biti važne za provedbu usluge. Pružatelj usluga neće snositi odgovornost za nepravodobno i nepotpuno dostavljenu dokumentaciju, te moguće štete i kazne proizašle na temelju njih.
14.6. Klijenti koji su obveznici ispostavljanja JOPPD obrasca dužni su pravodobno i ažurno dostaviti obavijest o izvršenim isplatama, budući da su predviđene prekršajne kazne za subjekte koji JOPPD obrazac ne dostave u propisanim rokovima. Sve eventualne prekršajne kazne proizašle uslijed nepravodobno dostavljene dokumentacije snosit će klijent.
Članak 15.
Obveza čuvanja tajnosti podataka
15.1. pružatelj usluga se obvezuje kao poslovnu tajnu čuvati činjenice koje dozna o klijentu, podatke do kojih dođe obavljajući poslove servisa za klijenta te informacije i izvještaje proizašle iz obavljanja poslova servisa.
15.2. Pod podacima se razumijevaju dokumenti, njihov sadržaj i prilozi, usmena priopćenja ili informacije povjerljive naravi koje je klijent iznio o svom poslovanju.
15.3. Svi djelatnici koji obavljaju poslove računovodstvenog servisa, kao i svi drugi djelatnici pružatelja usluga, obvezni su čuvati kao poslovnu tajnu podatke do kojih dođu obavljajući poslove servisa za klijenta ili ih saznaju na neki drugi način i ne smiju ih otkriti ili učiniti dostupnim trećim osobama.
15.4. Podaci se smiju priopćavati trećim osobama samo uz izričitu pisanu suglasnost klijenta.
15.5. Podaci se smiju, bez izričite pisane suglasnosti klijenta, priopćavati fizičkim ili pravnim osobama kojima se takvi podaci moraju priopćavati na temelju zakona i drugih propisa, te ih koristiti za potrebe i svrhe koje su u skladu sa zakonom te ovim Općim uvjetima.
15.6. Klijent je suglasan sa korištenjem i obradom osobnih podataka od strane djelatnika servisa u skladu sa Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/2018), kojim se osigurava provedba Uredbe (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka).
15.7. Obveza čuvanja poslovne tajne nije povrijeđena ako se činjenice, podaci, informacije i izvještaji iznose uz pisani pristanak klijenta odnosno ako pružatelja usluga na to obvezuju zakonski propisi.
Članak 16.
Obveza izvješćivanja o promjenama
16.1. Klijent se obvezuje obavijestiti računovodstveni servis bez odgađanja, pisanim putem, o svim promjenama svoje tvrtke/naziva/imena, sjedišta, adrese, djelatnosti, osoba ovlaštenih za predaju dokumentacije i drugim promjenama bitnim za obavljanje usluga servisa. Obavijest o promjeni primjenjuje se idućeg dana od njezinog primitka.
16.2. pružatelj usluga pridržava pravo, uz prethodni pristanak klijenta, obavještavati ga raznim komunikacijskim sredstvima o novim proizvodima i uslugama kao i o aktualnim ponudama.
Članak 17.
Privremeno uskraćivanje pružanja usluge
17.1. pružatelj usluga ima pravo privremeno uskratiti ugovorene usluge klijentu te ga o tome obavijestiti ako se za vrijeme ugovornog odnosa utvrdi postojanje okolnosti vezanih za naplatu potraživanja iz članka 11.7. ovih Općih uvjeta.
17.2. Ako klijent ne podmiri dugovanje ni nakon isteka 15 (petnaest) dana od dana privremenog ograničenja usluge, pružatelj usluga može pokrenuti raskidanje ugovornog odnosa.
Članak 18.
Nadležnost u slučaju spora
18.1. Sporovi koji bi proizašli iz ugovora, uključujući sporove u pogledu tumačenja, primjene ili izvršenja ovih Općih uvjeta, pružatelj usluga i klijent će primarno pokušati riješiti izvansudski. Ako, međutim, ugovorne strane ne uspiju riješiti svoje sporove na navedeni način, mjesno je nadležan sud prema sjedištu pružatelja usluga.
Članak 19.
Izmjene Općih uvjeta
19.1 pružatelj usluga ima pravo izmijeniti i/ili dopuniti ove Opće uvjete. Ako pružatelj usluga izmijeni i/ili dopuni Opće uvjete, tako izmijenjeni i/ili dopunjeni Opći uvjeti biti će objavljeni na Internet stranicama pružatelja usluga.
19.2. Ako se izmijenjeni Opći uvjeti imaju primijeniti na već sklopljene ugovore, pružatelj usluga će o tome, elektroničkom poštom obavijestiti klijenta.
19.3. Smatrat će se da je klijent pristao na izmjene i/ili dopune Općih uvjeta ako računovodstveni servis, u roku od 15 (petnaest) dana od kada su objavljeni na Internet stranicama pružatelja usluga, ne primi njegovu obavijest da ne pristaje na izmjenu i/ili dopunu Općih uvjeta. U slučaju pisane izjave o neprihvaćanju izmjena i/ili dopuna Općih uvjeta od strane klijenta, ugovor o pružanju usluge računovodstvenog servisa prestaje danom početka primjene izmijenjenih Općih uvjeta.
Članak 20.
Završne odredbe
20.1. Ovi Opći uvjeti primjenjuju se od 01. siječnja 2021. godine.